« Ce qu’on ne fait pas, le temps le fait ». Le temps file et il est bien souvent difficile de réaliser toutes les tâches de la journée, qu’elles soient professionnelles, personnelles ou familiales. La gestion du temps devient primordiale dans un contexte où chacun tend à l’optimiser afin de rester compétitif.

Fort heureusement, des méthodes d’organisations existent et concernent à la fois les chefs d’entreprises, les conducteurs de travaux, les chefs d’équipes ou les collaborateurs. Toutefois, elles nécessitent de lâcher prise, d’apprendre à déléguer, de faire confiance à ses collaborateurs, de hiérarchiser ses priorités et de choisir les activités à valeur ajoutée.

Temps passé

Améliorer la gestion de son temps demande dans un premier temps de faire le point sur sa propre productivité. Des outils dits de « time tracking » permettent de consigner heure par heure, le temps passé à la réalisation des différentes tâches de la journée, d’évaluer le temps consacré aux actions improductives et in fine d’analyser et de corriger les pertes de temps. Ainsi, le logiciel Harvest, disponible sur PC, Mac, iOS et Android, aide à suivre chaque tâche et génère des rapports quotidiens concernant la productivité. Il dispose également d’une extension Chrome permettant d’analyser le temps passé à la navigation internet.

Liste d’actions

La méthode la plus courante de gestion du temps consiste à réaliser une liste des tâches à traiter souvent appelée « todo-list ». Par souci d’efficacité et pour éviter les doublons, l’idéal est de ne disposer que d’une seule liste d’actions facilement accessible à tout moment afin d’y inscrire toute nouvelle tâche.

Cette liste doit être régulièrement mise à jour ; les tâches doivent être planifiées et limitées dans le temps. Longtemps consignées dans de simples carnets ou sur feuille volante, les todo-list peuvent également être gérées dans un tableur ou bien à l’aide de logiciels tels que Microsoft To Do. Ce dernier permet de saisir des tâches, de les redécouper en étapes simples en ajoutant notamment des échéances mais aussi de définir des temps disponible pour la réaliser, l’énergie nécessaire pour la terminer ainsi que les priorités du moment. Dès lors, il est possible de la classer dans différentes listes d’actions : « en attente d’être planifiées », « prochaines actions », « projets », « à déléguer », « un jour peut être ». Des applications comme « Things » qui est disponible sur l’Apple Store, permettent d’appliquer la méthode GTD au quotidien avec un simple smartphone.Things enregistre toutes les idées d’une journée et facilite leur classement en fonction des objectifs. L’application permet une planification de l’emploi du temps et par conséquent une meilleure optimisation du temps de travail de la journée.

Méthode Pomodoro

Pour vaincre la procrastination et rester concentré sur la tâche à accomplir, la méthode Pomodoro développée par Francesco Cirillo à la fin des années 1980 propose de structurer la journée en courts intervalles de temps de travail et de pauses. Cette technique dite de « timeboxing » (limitation dans le temps) consiste à travailler intensivement et sans distraction pendant un intervalle de temps de 25 minutes et de prendre ensuite une pause de 5 minutes. Au bout de 4 intervalles de temps de travail consécutifs, la méthode prescrit une pause de 15 à 20 minutes. Le logiciel PomoDoneApp permet de déployer cette méthode sur PC, Mac mais aussi sur smartphone Android et Apple. Il propose d’ajouter les tâches à minuter, de générer des statistiques sur le temps passé aux différentes actions ou encore de déterminer les temps de travail et de pause. Enfin, il dispose d’une fonction d’imports de tâches depuis des applications tierces telles que Trello, Wunderlist ou encore Todoist.

Agilité

La révolution numérique dans le bâtiment, le travail collaboratif et le BIM nécessitent plus que jamais une gestion individuelle du temps efficace et rigoureuse. Présentée lors du salon Batimat 2019, Bricks est une application collaborative agile qui permet d’organiser simplement son travail en équipe. Cet outil web permet d’obtenir une vision d’ensemble sur ce qu’il reste à faire, sur les actions en cours et les tâches terminées.

Le travail à faire est tout d’abord listé et estimé en complexité relative, puis traité par priorité. Le suivi est réalisé quotidiennement afin de pouvoir identifier des points de blocages et de trouver des pistes de solution.

L’application est pour l’instant accessible gratuitement sur le site www.bricksapp.io.

Source : Reflets & Nuance, n°182, janvier 2020, p 37-38.